Vermieter muss innerhalb von 12 Monaten abrechnen
Der Vermieter ist gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB verpflichtet, innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes über die Betriebskosten abzurechnen.
Läuft das Abrechnungsjahr z. B. jeweils vom 01.01. bis 31.12. eines jeden Kalenderjahres, so muss der Vermieter bis zum 31.12. des Folgejahres abrechnen. Die Betriebskosten für das Jahr 2015 sind demnach bis spätestens zum 31.12.2016 abzurechnen.
Einwendungen des Mieters nur innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung
Der Mieter kann dann die Abrechnung prüfen; Nachzahlungsbeträge werden grundsätzlich sofort fällig. In Betracht kommt ggf. ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters (zB bis zur Prüfung der Abrechnungsunterlagen). Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter jedoch bis spätestens 12 Monate nach Zugang derselben geltend machen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB. Spätere Einwendungen sind umbeachtlich. Diese Regelung dient dazu, dass in absehbarer Zeit nach Erstellung und Zugang der Abrechnung Klarheit über die gegenseitigen Ansprüche besteht.
Der Fall: Vermieter legt auch Instandhaltung und Verwaltergebühren um
Der Mieter bemerkte dies erst nach Ablauf der zwölfmonatigen Einwendungsfrist und verlangte dann die Rückzahlung der nicht geschuldeten Kosten für Instandhaltung und Verwalterhonorar i. H. v. insgesamt ca. 790 € vom Vermieter zurück.
Gilt die Ausschlussfrist auch für ohnehin nicht umlagerfähige Kosten?
Der Bundesgerichtshof stellte hierzu fest: die Ausschlussfrist gilt auch für Positionen, die generell nicht umlegbar sind! Denn eine Beschränkung des Einwendungsausschlusses auf nur umlagefähige Kostenpositionen ergäbe sich weder aus dem Wortlaut noch aus dem Sinn & Zweck dieser Vorschrift (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
Im konkreten Fall hatte der Mieter dennoch einen Rückzahlungsanspruch. Denn der Vermieter hatte dem Mieter seine Hausgeldabrechnung übersandt, die EDV-mäßig die aufgeführten Kosten bereits unterteilte zwischen „umlagefähige“ und „nicht umlagefähige“ Kosten. Hiermit hatte der Vermieter aus Sicht des Mieters zum Ausdruck gebracht, dass er hierauf keinen Anspruch habe. Nach Treu & Glauben könne der Vermieter sich daher nicht auf den Einwedungsausschluss berufen.
